La salle de courrier SRU gère avec soin des milliers de livraisons d’étudiants

28 septembre 2018

SLIPPERY ROCK, Pa. – Les colis arrivant pour les étudiants de l’Université Slippery Rock sont de toutes formes et tailles. La salle du courrier de l’Université gère tout, des colis de soins envoyés par les parents aux commandes en ligne de manuels, de futons, de téléviseurs et de fleurs, ainsi que les effets personnels de l’étudiant occasionnel qui fait tout expédier sur le campus le jour de l’emménagement plutôt que d’emballer une voiture.

Et puis il y a ces colis qui peuvent sembler un peu bizarres, comme une tong avec un affranchissement et une étiquette d’adresse collée dessus, ou une pomme de terre – oui, une pomme de terre. Apparemment, tout est dans les livraisons de la journée pour le personnel de la salle du courrier, car de plus en plus de colis continuent d’affluer dans les locaux de l’Union universitaire.

“Le volume de colis a considérablement augmenté”, a déclaré Jamie Altman, superviseur de bureau aux services postaux. “C’est la facilité de la commande en ligne, et ce n’est pas seulement d’Amazon, mais d’endroits comme Walmart et Target et d’autres détaillants en ligne.”

La salle du courrier a traité 15 572 colis au cours du semestre d’automne 2017, soit 5,7 par étudiant résidentiel, contre 10 111 – ou 3,6 par étudiant résidentiel – en 2014. L’afflux de commandes en ligne n’est pas seulement une chose SRU; l’année dernière, les transactions de commerce électronique aux États-Unis ont augmenté à un rythme six fois plus rapide que dans les magasins physiques et, selon une enquête comScore/UPS, pour la première fois l’année dernière, les consommateurs américains ont effectué plus de la moitié de leurs achats en ligne .

“Le volume de colis a explosé”, a déclaré Kathy Burton, commis à la salle du courrier de SRU depuis 18 ans. “Nous enregistrons régulièrement des colis tout au long de la journée. Un jour, nous en avons connecté près de 800 et en avons déconnecté plus de 600.”

Selon les dossiers d’Altman, les lundis suivants à la fin de janvier 2017, ils ont connu la journée avec le plus de colis reçus à 741 et récupérés à 650. Le plus grand nombre de colis traités pendant une période d’une semaine était de 2 187 du 22 au 26 janvier 2018. Altman a déclaré qu’un lundi typique, le jour le plus chargé de la semaine, il y a entre 300 et 350 colis, à la fois entrants et sortants.

Les services de courrier traitent tout le courrier des bureaux de l’Université et des étudiants qui vivent sur le campus, à l’exception des lettres et des appartements envoyés vers et depuis les étudiants, qui sont transférés via les cinq salles de courrier de la résidence. Les colis, ou quoi que ce soit avec un numéro de suivi, pour les étudiants en résidence sont enregistrés par Altman et son personnel, qui comprend les commis à temps plein Burton et Christine Riding et plusieurs étudiants-travailleurs. Pour faire face à sa croissance et à l’accès des étudiants, les services de courrier ont déménagé il y a deux ans dans la salle 101 de l’Union universitaire depuis son emplacement précédent dans le bâtiment des magasins 1.

“Nous sommes souvent le visage de l’Université parce que nous voyons chaque étudiant à un moment donné de son séjour à SRU”, a déclaré Altman, qui travaille à SRU depuis 2015 après avoir dirigé une salle de courrier pour une société d’enquêtes. “S’engager avec les étudiants est ce que j’aime le plus ; vous construisez des relations avec les étudiants qui viennent souvent et ceux qui travaillent pour nous.”

Six étudiants-travailleurs, trois par quart de travail, couvrent 100 arrêts de courrier autour du campus deux fois par jour, à 9 h 30 et de nouveau à 13 h, avec un arrêt supplémentaire à Old Main et un voyage au bureau de poste de Slippery Rock avant la fin de la journée. .

“C’est très amusant”, a déclaré Robert Gorog, un spécialiste principal des géosciences environnementales de Freeport, qui est le chauffeur de l’après-midi ce semestre. “Vous apprenez à connaître tous les secrétaires de département et ils vous connaissent par votre nom. Ils sont toujours heureux de vous voir. Il est agréable de travailler avec tout le monde ici et Kathy, Chris et Jamie font en sorte que tout se passe bien. C’est un excellent environnement de travail.”

Les colis ne sont pas livrés dans les résidences ou les chambres d’étudiants comme ils le sont pour les bureaux. Peu de temps après que l’Université a construit ses six résidences universitaires en 2006, Mailing Services a pris en charge la gestion des colis pour rationaliser le processus et s’assurer qu’aucun colis ne manquait. Les étudiants en résidence qui envoient et reçoivent des colis doivent se présenter à la salle du courrier de l’Union universitaire et montrer leur carte d’étudiant.

Mailing Services enregistre les colis dans un système informatique appelé Neo Track. Les colis entrants sont triés et stockés dans la salle du courrier avant qu’un étudiant ne les récupère. Bien qu’ils aient une adresse postale centralisée pour l’Université, 1 Morrow Way, les étudiants sont priés d’inclure leur résidence et leur numéro de chambre lors de la demande d’envois. Cela rend l’étudiant facilement identifié dans Neo Track et son package ne se perdra pas, en particulier avec certains étudiants partageant les mêmes prénoms et noms ou des étudiants utilisant des prénoms différents de ceux qui figurent dans le répertoire, tels que TJ ou Katie.

Lorsqu’un colis est prêt à être récupéré, un étudiant recevra un e-mail d’Altman. Parfois, des coursiers ou des entreprises comme Amazon informent le destinataire qu’un colis a été livré, mais Altman a déclaré que les étudiants devaient encore attendre d’être informés par lui. Après tout, le personnel pourrait avoir 750 autres colis à traiter ce jour-là.

“C’est comme le matin de Noël pour beaucoup d’étudiants parce qu’ils oublient ce qu’ils ont commandé ou que quelqu’un a commandé quelque chose pour eux”, a déclaré Altman, qui a noté que la saison des achats de Noël n’affecte pas leur flux de travail car elle se produit entre les semestres. Cependant, d’autres jours fériés le font, comme lorsque les costumes d’Halloween arrivent ou que la salle du courrier doit stocker des chocolats et des fleurs dans un réfrigérateur autour de la Saint-Valentin.

Pour plus d’informations ou des questions sur la salle du courrier de l’Université, appelez le 724.738.2059.